金正昆教你学礼仪：礼仪金说II

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第63节：第七篇 书信往来(5)


　　下面，谈谈中文封文的标准写法。

　　根据标准的、中文的、横写的信封文格式，收信人的具体称谓一般要规范的写在信封正面的上方。它应大体包括以下这几项内容：

　　其一，邮政编码。在信封上写清楚收信人的邮政编码非常重要，这既是为了保证你的信件准确地到达收信人的手中，也是对邮政人员的一种尊重。有人图省事儿不写邮政编码，还有人乱写，那样都会导致信件丢失，或者不能及时地到达收信人的手中。所以，一定要准确无误地把邮政编码写出来，它有助于邮件的合理化、科学化分拣，是必不可少的。

　　其二，收信人的地址。在封文里，收信人的地址必须予以明确。通常先写省、市、县、区或者乡镇，然后是街道名、门牌号码，这些都要写。有些人写的不明确，就很唐突。比如，有人给我写信，信封上这么写："北京市人民大学金正昆"。实际上应该写的是"北京市海淀区中关村大街59号中国人民大学"。这样就会更快的到达我手里。特别是快递邮件、特快专递之类的，不写清楚的话，人家还得折腾半天。像人民大学这样的大单位还是比较容易找的，要是小地方就不好找了，因为有些街道名称往往是重复的。像北京的黄庄，有好几个，什么六郎庄，什么八王坟，都有不止一个，所以要写准确，要把街道、号码都写上，大概就不再会有重复的了。仿照惯例，上述两项内容应写在信封正面的左上角。

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　其三，收信人的称谓。收信人的称谓，即收信人的姓名，一般均应写在信封的正中央的位置。此部分内容具体需要注意三点：首先，写在最中间的是收信人的姓名；其次是供邮政人员或者带信人所使用的、对收信人的称呼；最后，可以写个"收"字，当然，这个"收"字写不写都可以。还有人喜欢写得文绉绉一点，"启"或者"亲启"，后者的意思是不准别人拆看。

　　封文的另一项是寄信人的落款。其具体内容包括寄信人地址、寄信人姓名、寄信人所在地址的邮编等三项。它们均应写在封文的右下角。寄件人地址跟收信人地址差不多，首先要写：省、市、县，或者乡镇的、街道的号码，然后再写自己所在单位和部门。如果没有特殊原因的话，寄信人的姓名要写全，你不要写什么金寄，或者刘寄，说实话，姓金的和姓刘的都不少。像我们单位，姓金的就有两三个吧，而你的单位可能会有几十个姓刘的，谁知道你是谁啊！万一信件被退回来，姓名不详怎么办呢？所以一定要写全名，尤其是挂号信。挂号信不署全名的话，邮政人员就不会为你进行办理。

　　在封文里，通常还有一项可有可无的内容：补述语。即在信封上所写的补充、提示之语。没有必要的话，补述语可以不写。尤须注意：在封文上面，补述语一定不要乱写。比如，有些人信文的附问语、补述语没写完，就把信封贴上了。之后猛然想起还有事儿没交待，随手就在信封背面写两句，这是不好的。还有人喜欢写点警示语，什么"内有照片，请勿折叠"，这个还可以接受，但也没什么必要。因为我们现在的邮政从业人员，没有人会去折叠信件的。至于在信封背面再写上一首打油诗，或者写上一个段子，就大可不必了。

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第64节：第七篇 书信往来(6)


　　从总体上来说，有关书信格式方面的礼仪规范问题就是以上这些内容了。下面，再讲一些通信技巧方面的操作性礼仪规范问题。分两个方面讲述：一是写信者的基本规则；二是收信的的重要须知。

　　首先，我们来谈谈写信者的基本规则。在国际社会，有一项非常基本的通信法则，即欧美人士概括出来的"五C法则"。"五C法则"实际上主要是提醒人们：书写信件时，有五个跟"C"有关的问题是需要你考虑的。

　　第一个"C"，注意礼貌。即始终要礼貌--"Courteous"。

　　第二个"C"，注意清晰。即叙述要清楚--"Clear"。

　　第三个"C"，注意简洁。即语言要简明--"Concise"。

　　第四个"C"，注意完整。即内容要完整--"Complete"。

　　尤须强调：一封书信一定要内容完整。该说的事儿没说，不必要说的事儿说了，这样就不大好了。举个例子：你兄弟姐妹四个，你在外地，老家还有其他三个兄弟姐妹。你写封信给大哥，让大哥问候二姐、三姐比较好。否则，你给大哥写信，只问候三姐，把二姐给落掉了就不妥当。再比如，你给我写信，你说："金教授，你的来信我收到了。"你收到的是哪封信啊？你应该跟我说清楚："金教授，今年5月2号的来信我收到了。"这样就比较完整了。

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　第五个"C"，注意正确。即书写要正确--"Correct"。不要写错别字，不要写别人看不懂的字。比如说，繁体字、自造字，或者自己随便写的字，都不该使用。有些同志写的信亦中亦洋；有的人不会写某个字，就胡乱找个字代替；还有的人用汉语拼音代替，诸如此类，都不大好。

　　以上这五个问题，应该是我们书写信件时需要注意的问题。与此同时，发信时要注意的问题亦不可忽略。

　　其一，要遵守基本的邮政规则。比如，超重之后需要增加邮资；不能夹带的东西不要装进去，例如，现金、贵重物品，等等。丢失的话，需要后果自负。

　　其二，信纸放在信封里一定要折叠整齐，不要乱塞。比如，你把信纸塞到信封里去，折成一叠也好，两叠也罢，离前后两端都要留一点距离，否则对方在拆开看时，就有可能把信撕坏。我们有时往往会收到这样的信，信纸与封口粘到一块儿去了，拆开后的书信就不完整了。另外还要注意，不要把信纸叠得太艺术性。有人折信的技巧太复杂了，拆启的时候比较麻烦。

　　其三，邮资一定要贴足。邮信前必须搞清楚：十克是多少钱，二十克是多少钱，五十克是多少钱，一百克以上又是多少钱。一定要注意，否则寄出去的信又会被退回来，会耽误事情的。还应注意：寄到本市的信件与寄到外地或海外的信件邮资有别，平信与挂号信、航空信、明信片的邮资通常也相差甚大。

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第65节：第七篇 书信往来(7)


　　其四，邮票要粘贴到位。一般来说，我国的标准信封，邮票邮资是要贴在信封的右上角的。一定要把它端端正正的贴好，表示你做事认真。有人歪着贴邮票、斜着贴邮票，还有的同志一大排的邮票都贴到信封后面去了，甚至有人倒着贴邮票，显然都不合适。邮票要贴在规定的地方，实际上也是为了方便邮政人员处理邮件。否则人家还得翻过来找，无形中会给对方增加了很多不必要的麻烦。

　　其五，信封要封闭严紧。交付邮寄的信件，事先一定是要封好的。托人携带的信件可封可不封：我托你带信，是出于对你的信任，故此可以不封口。当然，要是情书之类，或者信里有不想让人家知道的事儿，最好还是不要让人家带。有一天，一位老兄让我帮他带信。信封两边都封着胶带纸，然后还画上那种防止拆启的勾儿。这种做法，会令人产生既被信任又不被信任的感觉。

　　接下来，谈谈收信者的重要须知。即收信时所要注意的一些问题。

　　第一，要遵守法律。国家保护公民通信自由，是写进我国宪法里的，所以不能无故扣压别人的信件。过去一些人缺乏这样的常识和法制观念，经常有老师扣压或者私拆学生信件的事件发生。还有一些朋友只是为了开玩笑，就把人家的信件拿走了，想了解人家恋爱的内幕。玩笑没有这么开的，公民通信自由是受到国家法律保护的，我们都要具有这样的法律意识。

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第二，要收到即复。有来有往，礼仪之道嘛。收到别人的信之后，要及时回别人的信。通信，也讲究来来往往，有来有往。一些人认为自己收到的信越多越好，自己要回的信则越少越好。有些人写信骗对方说："收到你的信很久了，一直想回信给你，但是没时间啦，现在这封信是在开会时写的呀。不好，领导向我走过来了，就写到这吧。"其实你只要晚上少吹个牛，少看会儿电视，抽时间写一封回信好像并不难啊。所以，收别人的信一定要尽早回复。其内容可长可短，但一定要及时回复别人。实在来不及的话，先回上一个短信息，发个E-mail也可以呀。

　　第三，要认真阅读。收到别人来信后，务必认真地进行阅读。别人所托、所要求的事情，能办就办，不能办也要及时给对方一个回复。此外，别人的信件要认真妥善地收藏。需要保留的，就保留起来作为资料。不需要保留的，可以用碎纸机处理，或者通过其他的方式处理掉。不要乱扔别人来信，不要当成破烂卖掉。还要注意：出于对发信人的一种尊重，别人信中所言及的内容，不要进行公众传播。举一个简单的例子。比如，你是一个小姑娘，人家小伙子追你，这实际上是对你的一种爱，一种友善，至少也是一种尊重吧。你可以接受他，也可以不接受他。不接受他的话，也没必要广而告之：谁谁追我了，谁谁说了什么啦。如果对方知道了，会觉得很受伤害。

　　第四，忌公布于众。人家给你写的私人信件，未经对方允许，不宜当众传阅，尤其不允许公开发表。别动不动就把人家给你写的一封私人信件写到自己回忆录里面去了，或者在小说里面引用了。那样做，必然是对发信人的一种不尊重。上述这几点，都是我们收信时要注意的问题。

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第66节：第八篇 电子信函(1)


　　第八篇电子信函

　　在现代社会中，人们越来越多地运用传真、电子邮件和手机短信来进行联系。那么在我们普遍使用的电子信函上，礼仪方面有什么具体要求呢？本篇将对此进行较为详尽的探讨。

　　电子信函，在此是指传真、电子邮件和手机短信等利用电子媒体传递信息的方式。它是现代人，尤其是年轻人所喜爱的一种时尚的沟通方式。有时候我们也会被动地去参与。像我本人眼神儿不太好，有的时候是能手写就不用电脑，能口述就不发手机短信。但有的时候，比如说，通知接待者，我到达的时间、地点、接机的班次。你嘴上说，对方一下记不住那么多，没有笔怎么办？那就不得不发短信息了。所以我经常给别人手机发短信息。

　　那天，我到广州，碰到一位女同志。她告诉我说，是我逼着她发短信的。因为她从来不发短信，但当我要求她发短信时，她就被动参与了。所以说，电子信函，是我们现代人不得不面对的一种非常时尚的沟通方式。除了前面所谈到的手写书信时要注意的一些礼仪规则之外，在电子信函方面我们也要对一些具体的礼仪规则多加注意，否则就会引来不必要的麻烦。使用电子信函时，从总体上来讲，有这么几个礼仪问题需要注意：

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　　第一，简明扼要。不论手机短信，还是电子邮件、传真，要么费用昂贵，要么篇幅有限，都不可能长篇大论。而一封非电子信件则可以写得洋洋洒洒，尽情地书写；写情书可以写个八百页；写重要的外交信件、照会或者备忘录，甚至可以写一本书出来。但是，手机短信就只能写那么几行，传真不宜页数过多，电子邮件也是忌讳长篇大论。所以电子信函要求简明扼要，篇幅不宜过长，言简意赅为佳。

　　第二，严谨准确。电子信函要求简明扼要。写电子信函时，不一定非要滥用文言雅语，但并非可以忽略其严谨与准确。至少你写完它之后要再看一看，以确保其意思表达正确。

　　曾有一位同志给我发过一条短信，绝对是匪夷所思，其内容是："亲爱的，狗在屋子里，钥匙丢了，赶快过来替我救救我们的宝贝。"署名"丽丽"。这个人我根本不认识。偏偏那天手机放在桌子上，我让我老婆帮我看看，因为我眼神不好，手机的屏幕有时一反射，我看着就不舒服。她当时一看就念出来了，并且指着它问我："丽丽！这个丽丽是谁？"我说我向毛主席保证，不认识这个丽丽。她说你一定要说清楚，这个丽丽到底是谁。我也没办法，我说反正手机上有号码，咱们照着号码打过去吧。我老婆就让我打了过去，结果那位小姐还把我训了一顿。她说你找谁呀，我说我找你呀。她问我认识她吗？我说不认识；她训我：不认识干嘛打过来！我说你给我发过来一条短信，让我救你的狗。她一听，马上说不好意思，发错了。原来，她男朋友的手机号码跟我的手机号码只有一个数字不同，是她自己搞错了。

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第67节：第八篇 电子信函(2)


　　由此可见，使用电子信函时，一定要注意严谨和准确的问题。

　　第三，一事一议。撰写电子信函时，最好是一信一事，一事一议。需要交待的事情，只要交代清楚即可，一定要避免长篇大论。必须明确：电子信函并非散文、诗歌或小说，切勿过度地追求其词藻、润色与修饰。其所述的具体事宜，宜为单一，切忌又多又繁、主次不清。

　　第四，时效性强。"非典"的时候，大家利用电子信函开了不少玩笑，表示我们蔑视疾病的态度，人定胜天的英雄气概。现在，你再拿"非典"时期的段子开玩笑，在手机短信上发送它，是不是就没什么意思了？中秋节的时候，你可以发有关中秋节的手机短信息，也可以发祝福中秋节快乐的电子邮件、传真。如果不是中秋节的时候你再把那些东西发出去，中秋节已经过去了，就没什么意思了。在此方面，绝不能以不变应万变。有人给别人发信息时，为了图省事儿，直接转发旧的或人家发过来的，我也这样做过。一开始还觉得省事儿，他给我发一个，我也发一个。有时候偷懒呢，比如人家信息后面的署名我没看见、没删掉，就直接转发出去了。请试想一下，是不是接收者看到它的感觉不会太好？有些人就抱怨过：能不能原创一个啊？

　　但要注意，还要遵守法律和社会公德，比如，网络信件、传真、手机短信等等，不能传播有损我国社会制度，有损国家形象以及一些格调不高、淫秽低级、以讹传讹、制造谣言、黄色反动的信息。你给我一个邮箱地址，我可以给你发一些关于专业方面的信息，或者学术交流活动方面的邀请函。但决不能给你发黄色信息，那样做有违社会公德。像在非典期间，有些人在互联网上散布谣言，什么要封城了；什么某地有几千名患者了，成批死亡了之类的；造谣惑众，弄得人心惶惶。这是当时在京人员大量外流的一个重要的原因，也导致了我们控制疾病的时间加长。

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　从总体上来讲，书写电子信函时一定要注意以上这样一些问题。

　　但从具体上来讲，传真有传真的要求，电子邮件有电子邮件的要求，手机短信有手机短信的要求，此外还有其他一些方面的问题，这些都需要具体问题具体分析。

　　现在，人们拥有多种多样的传递信息的方式。对其加以使用时，一定要考虑传真、电子邮件以及手机短信等等不同媒体的具体要求。我们下面就事论事，就目前人们所使用最普遍的这几种现代通讯方式来谈一谈它的具体的礼仪要求。

　　首先，来谈谈传真的礼仪规则。传真，是利用光电效应、传真设备产生的一种文字、图表传递的方式。虽然电子邮件大有后来者居上的态势，但实际上传真在很长时间内还是不会被替代的。我个人就经常使用传真。比如，一份会议通知。如果通过互联网发送，我如何拿给领导看呢？怎样签名、盖章呀？而传真就不同了，它可以使用公文纸，上面有公章，我把它拿去给领导看，就比较正规了。再比如，传递一份合同，一张图表，利用传真就非常迅速，否则你把它拷贝到互联网上去，手机短信发不了，上网也很麻烦。因此，至少在近期传真不会被替代。

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第68节：第八篇 电子信函(3)


　　使用传真时，从礼仪上来讲，需要注意下列三个主要的问题：

　　第一，要篇幅短小。传真的具体篇幅，一定要短小。因为传真费用相对比较昂贵，尤其是你要对方到公共传真机上去收发传真。比如，从北京发往外地，一张大概要四到六块钱，接收一张也要两三块钱，所以内容太多的话，就不大划算了。有一次，一名外地学生要报考我的研究生。我就让他把个人资料用电子邮件发过来，他说利用网络怕有问题；我说寄过来吧，他说怕丢；我说干脆发传真吧，又快又不会丢。谁知一下传了两百多页，双方都花了不少钱。所以要注意，出于节省双方开支的考虑，传真的具体篇幅一定要短小，不到万不得已大可不必使用传真。

　　第二，要注意安全。以前，我们曾谈到过手机使用时的信息安全问题。在此问题上，实际上传真机也与之相类似。因为你使用传真所传递的信息，很有可能被别人看到。如果是国家机密、行业秘密、个人隐私的内容，最好不要使用传真机传递。换言之，使用传真机时，一定要确保相关的信息传播出去不会威胁到国家安全，不会有碍自己的经济利益，也不会有损个人的隐私，否则最好三思而行。

　　第三，要操作规范。使用传真机时，必须要注意操作规范。首先，你留给别人的传真号码应该是能用的。确有一些人留给别人的传真号码是不能用的。我就遇到过这种事。

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有一次，一位朋友让我传一份文件。但他给我的第一个号码不能用，说是机子坏了；用第二个号码传，第二个还是不能使用；最后换了个公共传真机才搞定。切切牢记：你留给人家的传真号码要是不能用的话，会很麻烦、很折腾人家的。如果是使用无人值守的自动传真机，你需要提前特别注明或声明一下。

　　其次，发送传真之前，一定要通知对方一下。比如，认真地提醒对方：我现在要给你发一份传真，请注意接收。否则某些非自动的传真机没开机的话，材料就不能传过去。再者，你收到了我的传真之后，也要给我一个回音，以免我一直惦记它的着落。

　　我曾经遇到过这种事，你给某人发一份传真过去，他不吭气，不告诉你是否收到，让你干着急。我这人做事儿比较认真，总怕误人家的事，五点钟给他发了，六点钟没回音，八点钟没回音，第二天早上八点还没回音，打个电话问一下吧："老王，那个传真收到了吗？"答复是早收到了。我问那为什么不跟我说呢？没想到人家却说："无所谓了，反正丢不了。"

　　这样做，真的不大合适。这是不尊重别人的表现。你需要经常设身处地地考虑别人的感受。

　　再次，还要注意，收到对方传真之后，需要进行及时地处理。

天天Vas-y

温柔一插

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第69节：第八篇 电子信函(4)


　　但凡传真过来的文件，一般都是比较重要的内容。因此不要将它在一旁搁置。该报的报给上级；该传达的传达给下级；该处理的要及时处理。报、传、处三个具体环节都需要规范化操作。

　　最后，传真时还要考虑所传递的具体内容是否完整与清晰的问题。因为传真设备的使用和光电效应的问题，传真之后的字迹和图表经常会失真。这点一定要考虑，要看看自己所收到的传真有没有字迹不清晰、内容不完整的地方。

　　比如，我在外地开会或者参加学术活动，经常有记者采访我。他用信寄给我的报纸校样有时候不能够及时到达，所以应我的要求，在其发稿之前，往往把校样先传给我一份，征求一下我的意见，这也是对我的一种信任。但有时候传真过来的文字能看清楚，而照片却一塌糊涂。有一次，我到外地去参加一个活动，记者采访我，后来出的报纸我也看见了，上面刊有我近年来照的最好的一张照片，我这人不大上相，难得有那么一次上相的机会。但是当时记者把报纸传真给我的时候，它却是一块黑，我根本没发现自己的照片在哪儿。所以在使用传真时，你一定要考虑到文字和图表可能会失真。除了失真以外，还有一点，就是传真的资料不大容易保存。它的字迹到了一定时间就自己消失了，或者不清晰了。所以重要的传真文件要及时对其加以处理，要制做副本，要拷贝，否则就会耽误事儿。

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　下面，我们接着来谈谈使用电子邮件的礼仪规则。

　　第一，不要滥用。有一点很重要，即不要滥用电子邮件。换句话来讲，就是要有事才用、有急必用；不急、无事，则不要用。我们注意到，现在人们很喜欢在虚拟的网络空间里畅谈理想，发表高论；宣泄情感，寻找至交；以及其他一些不同功利性的考虑。现代人都有自己进行选择权利，我们不好去非议他人。但一般就电子邮件而论，它其实是一种沟通、通讯的手段。既然如此，就要在对其使用时认真兼顾以下两点：

　　其一，有感而发，有事而发。此点乃是人们在收发、处理电子邮件时的基本的礼仪。当有人发电子邮件给你时，你要有来有往，回信给对方。在常规情况下使用电子邮件时，要坚持有事才去发，没事的时候就算了。

　　有一天，一位同志发邮件跟我说他有件事儿想跟我谈，问我能否和他通话。我很认真，看完邮件之后，就跟他通话了。我说你有什么事儿啊，他说想问候一下我，我说了声谢谢，通话就完了。过了两天他又发邮件过来，说还想跟我说一件事儿，我还是很认真地对待，我又拿起电话，问他有什么事儿，他说还是想再问候一下，其实也没有什么大不了的事情。