L’installation d’un débit de boissons temporaire doit également faire l’objet d’une autorisation en mairie.
Ouverture d'une buvette en savoir plus
Déclaration à la préfecture
Les spectacles organisés par des entrepreneurs de spectacles occasionnels doivent faire l'objet d'une déclarationpréalable au Préfet un mois avant la date prévue pourleur déroulement. Si les représentations sont donnéesdans plusieurs départements, elle doit être transmiseau préfet du département où a lieu la premièrereprésentation publique.
La déclaration mentionne les éléments suivants :
- la nature des spectacles, le nombre, la durée et la date des représentations ;
- l'enseigne, le nom ou la dénomination sociale,l'adresse, la forme juridique de l'exploitant du oudes lieux de représentation des spectacles ;
- l'enseigne, le nom ou la dénomination sociale,l'adresse, la forme juridique du producteur et dudiffuseur du spectacle;
- le nombre de salariés occupés.
Police, gendarmerie
Bien que sans obligation légale, il est recommandéd'envoyer un courrier au commissariat ou à la brigadede gendarmerie pour l'informer de la tenue de la manifestation voire demander à ces autorités le passage d'une ronde. Elle favorisera le bon déroulement de la manifestation par une surveillance du quartier.
Si rien légalement n'oblige un organisateur despectacles à autoriser la police nationale ou lagendarmerie nationale à pénétrer dans la salle de spectacle, en revanche, la police municipale est habilitée à pénétrer dans n'importe quelle salle municipale.
Souscrire une assurance responsabilité civile
Avant la manifestation, le responsable d'associationdoit obligatoirement contacter son assureur afind'identifier les risques spécifiques à la manifestation. Il vérifie ainsi que son contrat d'assurance offretoutes les garanties nécessaires afin le cas échéantd’obtenir une garantie complémentaire.
Il faut penser à protéger :
le public (spectateurs, invités...), le service de sécurité, les artistes;
les organisateurs, membres salariés et bénévoles de l’association;
Il faut se couvrir contre :
les sinistres provoquant des dommages aux locauxoccupés, au matériel (sonorisation, décors,...);
le risque d’intoxication alimentaire si consommation alimentaire sur place;
le vol ....
Compte tenu de la diversité des problèmes pouvantsurvenir, ne prendre aucun risque : mieux vautprévenir que guérir ! Certaines compagnies d'assurance(comme l'APAC, la MAiF, le GAN, la MAAF... ) proposentune
assurance "Organisateur de manifestation"ou "Responsabilité civile organisateur" qui garantitla salle et son équipement, le montage et le démontagedu matériel, sur une période de trois jours avant etaprès la date du concert.
prévoir un service d'ordre
Un service de sécurité peut être nécessaire, voire obligatoire lors d’une manifestation.
Si le public et le personnel doivent dépasser 1500personnes, l’association est tenue de déclarer, au moins 1mois avant, la mise en place d’un service d’ordre.(Déclaration : nom de l’organisateur, nature de lamanifestation, date, heure, capacité du lieu d’accueil, effectif du personnel qu’il soit salarié ou bénévole, le nombre de spectateurs attendus, le détail du service d’ordre et les mesures de sécurité prévues).
Le service de sécurité prévient de touteaction pouvant mettre en danger la sécurité des personneset a le pouvoir de demander à l'organisateur le retard, lereport, la suspension ou l’arrêt de la manifestation.Faire appel à des entreprises professionnelles est doncsouhaitable, car leurs équipes sont formées et savent parer à toute éventualité.
Penser à vérifier que le service demandéinclus la sécurité des artistes, des techniciens et dupublic dans et aux abords de la salle ainsi que la surveillance du matériel de scène, de régie, le parking, le guichet et… la recette et n' oublier pas qu'à partir de l'heured'ouverture des portes au public, l'organisateur est seulresponsable de la sécurité dans l'enceinte du spectacle etjusqu'à 50 mètres autour de l'entrée.
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千斤顶
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